第 一章  总则

第一条 为加强厦门观音寺慈善基金会(以下称基金会)的档案管理，更好地为各项业务工作服务，特制定本办法。

第二条 办法所称档案，是指基金会在履行职能活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 基金会综合部门是档案管理的职能部门，负责基金会档案的管理、监督、检查工作，检查工作，保证基金会档案的完整、准确、安全和有效利用。

第二章  归档范围与保管期限

第四条 归档范围

一、文书类

(一)上级机关和主管部门下发，转发的各类文件、条例、条令等法律、法规性文件。

(二)上级机关和主管部门交基金会办理、调查、答复、处理的各种文件材料料。

(三)基金会召开会员代表大会、理事会、常务理事会、会长会议、执行会 长会议、秘书长会议、专题会议和各机构的全套文件和音像资料；基金会召开的各类重要工作会议、座谈会、研讨会及专业会议形式的会议文件和声像资料。

(四)基金会向业务主管单位、有关部门的请示、报告及有关部门的批复。 基金会制发、转发及与其他单位联合颁发的各种文件签发稿件。基金会各机构、慈善组织单位会员的请示、报告及基金会的批复。

(五)基金会制定的各项工作和规章制度。基金会哥机构在业务活动中形成的重要文字和声像资料。

 (六)基金会领导在工作中形成的重要文、电、信函及声像资料，重要的人民来信、来访材料及处理过程中形成的文件材料。

二 、慈善支出资料类

(一)分类基金会社会善款支出，分类建立与会计、统计档案相对应的资料档案，具体分类如下：

1、赈灾救助类：按地域或灾情类别建立。

2、慈善救助类：按救助对象分类，包括助老、助学、助孤、助残、助农、助困等。

3、公益援助类：按部门或项目分类。如文化、教育、卫生、交通、环保等。

(二)归档内容

1、救助对象（个人、团体）申请报告。

2、救助对象证明资料：

(1)本人所在单位（社区、学校、村民委员会等 ）出具的有关救助对象家庭基本情况，申请救助理由。

(2)上一级单位的证明资料，本会印发的调查表等。

3、 相关材料：如入学通知书、医院诊断证明资料等

4、身份证明：身份证、学生证、户口簿、残疾人证、军人证、复员退休证等（复印件）。

5、本会工作底稿：包括接待人员谈话记录、项目部填制的审批表等。

6、 救助过程记录资料：如录相、图片等

7、受助人领款收据复印件，救助对象花名表等。

8、 其它：如受助人感谢信、锦旗等；

9、基金会与受助人（或单位）签订的合同、协议、备忘录等。

10、 新闻媒体相关报道材料。

三、会计、统计资料：包括会计帐簿、凭证、会计报表、统计报表、等按国家财政、统计部门、按国家财政、统计部门的规定办理。

第五条档案保管期限：基金会档案资料暂不定具体保持年限，均为永久性保持。

第三章  立卷归档与查阅办法

第六条 档案材料分别按照项目实施始终和其它年度性文书收集整理，保持其连续性和完整性。破损件要托裱修补、模糊不清的要附抄件。

第七条 档案由综合部门收集、整理和立卷，各部门原则上不再保存应归档的文件资料。如工作需要相关文书，可使用复印件或暂时借出原件。

第八条 归档工作统一由综合部门负责，要指定专人保管，认真负责，并保证业务工作随时查阅需要。

第九条 基金会内部人员查、借阅档案要办理查、借阅手续，要经分管副秘 书长批准。外单位、新闻媒体等查阅基金会档案，凭介绍信并经基金会会长批 准方可查阅。捐赠人可凭本人身份证明查阅相关的资料。查阅档案原则上在基 金会档案室进行，如有特殊情况带出档案室查阅，要经分管副秘书长批准，并在当天下班前交还档案室。

第十条 本办法经基金会常务理事会通过后生效。本办法的制定权和修改权 属基金会常务理事会；将解释权授予基金会执行会长会议；将相关具体管理办法授予基金会执行会长会议制定。

厦门观音寺慈善基金会

2022年 07月 01日