第一章总则
第一条为全面遵循厦门观音寺慈善基金会(以下简称基金会)的战略愿景、使 命和目标，确保基金会各项目运行的合法、合规、合理，实现项目的预期目标， 规范项目管理，维护基金会、捐赠方和受益方的合法权益，根据《基金会管理条例》、《厦门观音寺慈善基金会章程》及国家相关法律法规，特制定本制度。
第二条本制度适用于基金会自主运作项目和对外合作项目。
第三条本制度包括对项目立项、项目实施、项目经费、项目信息公开、项目评估、项目结项等方面的规定。
第二章项目立项
第四条项目的立项与管理工作须符合基金会宗旨和章程的有关规定，综合考虑项目的公益性、可行性、实效性及持续性。
第五条项目立项须遵循如下流程：
(一)立项建议：各项目部门综合前期调研结果及项目评估报告，形成《项目立项申请表》;
(二)项目论证：项目总监主持召开项目论证会，进行项目可行性分析；
(三)立项审批：由项目总监提请秘书长审核，通过后方可立项。重大项目，需报理事长，理事长对项目进行批示，决定是否立项；
(四)建立项目档案：项目通过审批后，项目部门打印《项目立项审批报告》,由项目负责人、项目总监、秘书长签字后存档；
(五)项目实施：项目部门负责人安排项目人员推进项目各方面工作开展，按照《项目管理制度》执行；
(六)项目评估与总结：项目负责人须向项目总监提交项目中期报告，项目总监须给出项目完善意见；项目结项后，项目总监须向秘书长提交项目结项报告和项目评估报告。
第三章项目实施管理
第六条立项申请通过后，进入项目实施阶段。
第七条项目总监对项目实施进行全过程监管，负责整个项目的日常管理、定期 汇报、检查验收、项目完善，确保项目按计划有序推进、资金流转按预算执行、项目效果有效输出。
第八条各项目部门于年初组织制订项目年度计划及预算，报秘书长审批；项目 年度计划应当作为年度内项目执行的基础，但不因此而限制项目的实施与发展； 如果在实施过程中出现新的项目机会或项目关键因素发生重大变化，在充分论证的基础上可适度对年度项目计划进行调整，并报秘书长批准。
第九条各项目部门需制定统一的项目管理手册，按照标准组织项目的实施、督导与评估，保证项目顺利执行。
第十条各项目部门需定期组织召开项目阶段性工作总结会议，及时向秘书长汇报项目实施进展及项目成果完成情况。
第十一条各项目须建立规范的项目管理档案，根据项目实施进展按时间、类别 汇总编矗幌钅抗芾淼蛋赴ā断钅苛⑾钌笈ǜ妗贰⑾钅炕嵋榧锹肌⑾钅客计� 及视频、项目中期报告、项目财务报告、项目结项报告、项目评估报告等内容。
第十二条项目参与人员须严格遵守项目保密原则：不得擅自复制、泄露或以任何形式传播项目保密内容；不得泄露未经批准公示的项目总结报告和项目评估 报告。如因工作需要需调阅并对外展示项目保密内容，须由项目总监提请秘书长审批，经批准后方可对外展示。
第四章项目财务管理
第十三条基金会对项目资金实行预算制管理。由项目负责人根据项目合作协议 及批准的项目立项报告、实施方案和年度计划，编制年度项目经费预算，经理事长批准后执行。
第十四条项目经费来源主要有：
(一)合作机构捐赠；
(二)政府专项社会服务采购；
(三)线上线下爱心人士捐赠；
第十五条各项目应遵照《基金会财务管理制度》,强化项目的财务管理，坚持节 约、高效的原则，严格刂圃に阕式鸬闹С觯杂谖奁局ぁ⑽奘中南钅恐С觯�不予支付。
第十六条项目拨款流程：
(一)项目拨款申请：项目人员提交项目付款审批要求，并准备付款通知单(附相关票据、合作协议等)经部门负责人、项目总监签字后提交给财务；
(二)财务原单审核：财务根据相关规定，对原单进行审核。
(三)项目费用审批：
1、预算内项目费用，经秘书长审批；
2、实际花费超过借款总额：金额≤5000元，由秘书长审批；金额>5000 元，由秘书长提请理事长审批；
(四)拨款：审核通过后，出纳须在48小时内完成款项拨付。
第十七条项目借款：为保障项目有序、顺利开展，在前期费用投入超伍仟元项 目，可视项目具体情况，由项目负责人提出项目借款申请，遵照项目拨款流程执行。
第十八条项目还款：项目费用支付行为结束后，项目借款责任人须在10个工作日内整理项目费用支付明细，进行还款，具体流程如下：
(一)项目借款责任人提交还款请求；填写《项目还款单》并提请部门负责人审核、签字；将还款单及有关票据提交财务；
(二)财务根据相关规定，对原单进行审核；
(三)还款费用审批：
1、实际花费低于借款总额，经秘书长审批；
2、实际花费超过借款总额：金额≤5000元，由秘书长审批；金额>5000元，由秘书长提请理事长审批；
(四)财务归帐：实际花费低于借款总额，借款责任人须在审批结束后3个工作日内归还余款至财务入账；实际花费高于借款总额，财务在审批结束后将审批结果提交给出纳，由出纳拨付超出部分费用至借款责任人。
第十九条项目部门应定期对项目的执行情况与资金使用情况进行检查、监督和审计，并向秘书处和理事会汇报项目阶段性或项目完结财务报告。
第二十条秘书处和理事会有权监督和检查项目资金的使用情况，任何项目有关人员都不得挪用或通过其他非法手段侵占、不当使用项目资金。一经查出，则根据基金会人事管理制度严肃处理。
第五章项目信息公开
第二十一条项目信息公开是基金会“公开、合理、透明”开展项目工作的必要条件，是增强社会公信力和影响力的基础。各与项目相关部门均应遵照执行。
第二十二条信息公开要体现“及时、准确、完整、真实”的原则。尽力让捐赠人、社会公众及有关单位能够及时、方便、详实、完整地获取和查阅项目信息。
第二十三条凡涉及国家安全、侵犯他人权益或隐私，以及其他法律法规规定不予公开的信息可不予公开。公开捐赠人和受益人信息需征得当事人同意或事先进行约定。
第二十四条项目信息公开内容包括：
(一)项目信息：包括项目名称、项目背景及意义、项目执行主体、项目受益人、项目动态、项目总结报告及项目评估报告；
(二)募捐活动信息：包括活动名称、活动目标、活动地域、起止时间、募集款物明细及募集款物的用途与使用计划、募捐活动的合作伙伴、募捐活动的方式(义演、义卖或是其他)、募捐工作成本及开支情况等；
(三)财务信息：包括项目年度财务报告、审计报告等。
第六章项目评估
第二十五条各项目部门需定期提交项目报告，经项目总监报基金会秘书长和理事长审查，对项目执行提出评估建议。
第二十六条各项目部门须定期召开项目阶段性总结会议，对项目开展情况、预算执行情况、项目传播和影响力等方面进行总结，项目总监提出完善建议，撰写阶段性项目评估报告，提请秘书长审示。
第二十七条各项目部门须认真听取项目评估建议，做相应完善和调整，确保每个阶段项目都能有序、高效、高质量执行。
第二十八条各项目部门需在项目中期提交项目总结报告，由项目总监进行评估； 项目结项后，项目部门须撰写项目结项报告提请项目总监评估，项目总监向秘书长提交项目结项报告和项目评估报告。
第二十九条基金会将组织专家组成评审委员会，对项目进行终结检查评估，形 成项目总结与评价意见，总结项目优缺点，评价项目效果，指导后续项目的开展。
第三十条项目奖惩：根据专家评审委员会的项目评估结果，按标准对项目分优秀、合格、不合格进行评级，评估报告须报秘书长批准。经评估验收项目为不合格的，造成严重损失或有其他违法违规行为的，除组织项目返工以达到合格外，还要依照相关法律法规追究项目负责人的责任；对于在项目执行过程中有突出优异表现的，项目总监可提出奖励建议至秘书长审核。
第七章项目结项
第三十一条项目实施结束后，基金会项目部门须向基金会提出结项申请，并经项目总监初审后报秘书长批准。
第三十二条文件归档：
(一)所有项目过程中产生的正式文件以及有必要保存的非正式文件，都应该妥善保存和归档；
(二)需要归档的文件包括项目文件、财务文件、会议记录、传播文件、项目影响资料等；
(三)所有项目文件由项目部门统一整理、备案，建立《项目文件归档表》,并在基金会档案管理系统中备份。
第八章附则
第三十三条根据实际需要，基金会可参照本制度制定具体项目的管理方法或实施细则。
第三十四条本制度经基金会理事会通过后执行。
第三十五条本制度的解释权归厦门观音寺慈善基金会。
厦门观音寺慈善基金会
2022年 07月 01日
